Nachdem Du eine Rechnung auf eine der hier beschriebenen Arten erstellt hast, befindest Du Dich im Entwurfsmodus.

Wähle zunächst den Kunden aus Deinem bestehenden Stamm oder lege direkt einen neuen Kunden an. Wenn Du die Rechnung ohne zugehöriges Projekt angelegt hast, kannst Du das jetzt im Feld "Projekt zuordnen" nachholen. Du kannst die Rechnung auch unabhängig von einem Projekt erstellen.

Im oberen Bereich des Entwurfs findest Du die Felder "Rechnungstitel" und "Rechnungsdatum". Alternative Rechnungsarten, wie Abschlags- und Teilrechnungen können lediglich innerhalb eines Projektes erstellt werden. Wenn Du eine gewöhnliche Rechnung erstellen willst, behalte die voreingestellte Rechnungsart "Rechnung" bei.

Das Feld Rechnungstitel ist bereits vorausgefüllt. Du kannst dieses jedoch nach Bedarf abändern. Das voreingestellte Rechnungsdatum ist das, des Tages, an dem der Rechnungsentwurf erstellt wurde. Du kannst dieses über eine direkte Eingabe verändern, oder das richtige Datum über den kleinen Kalender auswählen.

Den Einleitungstext haben wir bereits für Dich vorausgefüllt. Gerne kannst Du diesen übernehmen oder aus einer in den Einstellungen selbst erstellten Vorlage wählen. Bei Änderung des Textes wird dieser nicht automatisch für die nächste Rechnung, die Du erstellst übernommen.

Darunter kannst Du den Leistungszeitraum für die Rechnung anpassen.

Leistungsgruppen helfen Dir, besonders bei vielen Positionen, die Übersicht in Deiner Rechnung zu behalten. Die Leistungsgruppen kannst Du durch Klicken in das Feld "Titel der Leistungsgruppe" beliebig benennen, bspw. "Materialien" und "Lohn", oder nach den verschiedenen Arbeiten, die Du bei dem Kunden erledigen möchtest, wie "Renovierung Badezimmer" und "Renovierung Küche".

Links neben dem Titel befindet sich ein kleines Dreieck über das Du die Leistungsgruppe ein- und ausklappen kannst. Ganz rechts neben dem Titel und Preis findest Du über das 3 Punkte Menü weitere Möglichkeiten die Leistungsgruppe zu bearbeiten. Hier kannst Du:

Solltest Du Dich für die Anpassung der Reihenfolge entscheiden, erscheinen links neben der Leistungsgruppe 6 Punkte. Wenn Du den Zeiger nun auf die Punkte hältst, verwandelt sich der Zeiger in eine kleine Hand. Mit dieser kannst Du nun, unter gedrückt halten der linken Maustaste, die Leistungsgruppe an eine beliebige Stelle verschieben. Die Nummerierung wird automatisch angepasst.

Über den grauen Papierkorb neben jeder Leistungsgruppe kannst Du diese löschen.

Weitere Leistungsgruppen erstellst Du über das Feld "+ Leistungsgruppen hinzufügen".

Unter jeder Leistungsgruppe kannst Du einzelne Positionen hinzufügen. Unter Art kannst Du zwischen Lohn, Material, Mischposition oder Sonstiges wählen. Die nächsten beiden Felder geben Dir die Möglichkeit die Menge sowie die Einheit auszuwählen.

Im Feld Bezeichnung kannst Du den Namen der Leistung neu hinzufügen bzw. nach Deinen bereits gespeicherten Leistungen suchen.

Die erweiterte Artikelsuche mit all Deinen importierten Artikeln vom Großhändler sowie Deinen selbstangelegten Katalogartikeln findest Du unter dem Feld "Artikel durchsuchen". Dieses öffnet sich durch Klicken in das Feld "Bezeichnung".

Gibst Du eine Leistung erstmalig ein, musst Du noch den Preis im Feld Einkaufspreis hinzufügen. Im benachbarten Feld kannst Du einen Aufschlag in Prozent angeben. Dieser berechnet dann automatisch die Marge und den Gesamtpreis. Auf der fertigen Rechnung werden Einkaufspreis, Aufschlag und Marge nicht für Deinen Kunden sichtbar sein.

In der nächsten Zeile befindet sich das Feld Beschreibung. Füge hier gerne weitere Informationen zu der darüber gelisteten Position ein. Außerdem kannst du darunter die Position direkt Deinem Katalog hinzufügen.

Weitere Positionen werden über "+ Position hinzufügen" erstellt.

Über den grauen Papierkorb rechts neben jeder Position kannst Du diese löschen.

Wenn Du eine Position verschieben und sie beispielsweise einer anderen Leistungsgruppe zuordnen möchtest, geht dies ganz einfach via drag&drop. Hierzu steuerst Du die betreffende Position mit dem Zeiger der Maus an. Links neben der Position erscheinen nun 6 Punkte. Wenn Du den Zeiger nun auf die Punkte hältst, verwandelt sich der Zeiger in eine kleine Hand. Mit dieser kannst Du nun, unter gedrückt halten der linken Maustaste, die Position an eine beliebige Stelle verschieben. Die Nummerierung der Positionen und Leistungsgruppen wird automatisch angepasst.

Unter den einzelnen Leistungsgruppen und Positionen findest Du die Nettosumme sowie die Kalkulationsübersicht. Diese gibt Dir einen Überblick über die Kosten sowie Gesamtmargen nach Positionsart. Über das Feld "Margen anpassen" kannst Du die Aufschläge aller Positionen eines Typs ändern. Alle zuvor eingegebenen Aufschläge werden dabei überschrieben.

Darunter hast Du die Möglichkeit einen Rabatt in Prozent oder einem fixen Preis auf die gesamte Rechnung hinzuzufügen.

Wähle danach zwischen verschiedenen Sätzen für die Umsatzsteuer. Sollten Dir hier bestimmte Steuersätze fehlen, kannst Du diese in den Einstellungen hinzufügen.

Summe netto, Gesamtmarge, Rabatt und Umsatzsteuer ergeben letztlich den Gesamtpreis.

Entscheide zusätzlich, ob Du die Umsatzsteuer für Lohnkosten ausweisen möchtest oder nicht.

Unter Zahlungsbedingungen kannst Du ein festes Zahlungsziel in Tagen hinterlegen. Diese Zahl wird auf das Rechnungsdatum addiert und ergibt im Feld "Fällig am" das entsprechende Datum. In den Einstellungen kannst Du eine Voreinstellung des Zahlungsziels für alle Angebote und Rechnungen vornehmen.

Möchtest Du Deinem Kunden Skonto gewähren, gib den prozentuellen Wert sowie den Zeitraum für die Zahlung in der darauffolgenden Zeile an. Der unter diesen Bedingungen fällige Betrag wird im Feld daneben angezeigt.

Im untersten Teil des Entwurfs befinden sich das Feld Schlusstext. Auch dieses Feld lässt sich, genau wie zuvor der Einleitungstext, individuell von Dir bearbeiten. Änderungen der Texte werden dabei nicht automatisch für die nächste Rechnung übernommen. Du hast zudem die Möglichkeit aus verschiedenen Vorlagen zu wählen, die Du in den Einstellungen erstellen kannst.

Während der Bearbeitung Deines Entwurfs kannst Du die Rechnung mit Hilfe der Vorschau oben rechts jederzeit prüfen. Die Vorschau zeigt Dir, wie die Rechnung final aussehen wird.

Hast Du die Arbeit an Deiner Rechnung abgeschlossen und möchtest diese fertigstellen, gehe zunächst oben rechts auf "Überprüfen". Du befindest Dich nun im Überprüfungsmodus indem Du nochmals eine Vorschau der finalen Rechnung siehst. Sollte Dir hier ein Fehler auffallen, kommst Du über "Bearbeiten" wieder in den Entwurfsmodus und kannst den Fehler dort korrigieren.

Unter "Aktionen" kannst Du hier außerdem die Rechnung kopieren, löschen, herunterladen und ausdrucken. Bei den letzten beiden Optionen ist das Dokument im Hintergrund als Entwurf gekennzeichnet. Ist deine Überprüfung erfolgreich kannst Du die Rechnung nun final fertigstellen.

Nach dem Fertigstellen der Rechnung wird eine Rechnungsnummer vergeben. Du kannst diese Rechnung dann nur noch bedingt verändern.

Du hast nun oben rechts die Möglichkeit, die Rechnung herunterzuladen, auszudrucken oder direkt per Mail an den Kunden zu versenden.