Mit einer Abschlagsrechnung, auch Akontorechnung genannt, kannst Du einen Teilbetrag eines Auftrags in Rechnung stellen, der sich nicht auf konkrete Leistungen bezieht (beispielsweise eine Anzahlung).
Wichtig: Voraussetzung für die Erstellung von Abschlags- und Schlussrechnungen ist die Erstellung eines Projekts. Optimalerweise befindet sich zudem ein Angebot in diesem Projekt.
Abschlagsrechnung erstellen
Öffne wie gewohnt einen Rechnungsentwurf. Im Rechnungsentwurf hast Du nun die Möglichkeit im Feld "Rechnungsart" Abschlagsrechnung auszuwählen.
Der Entwurf unterscheidet sich inhaltlich nicht von dem gewohnten Rechnungsentwurf. Füge den Abschlag über eine Position mit der Art "Sonstiges" und der Einheit "Pauschal" hinzu, überprüfe die Vorschau und schließe die Abschlagsrechnung am Ende über die Schaltfläche "Fertigstellen" ab.
Schlussrechnung erstellen
Die Erstellung einer Schlussrechnung ist erst möglich, wenn im Projekt mindestens eine abgeschlossene Abschlagsrechnung vorhanden ist. Nur abgeschlossene Abschlagsrechnungen werden in der Schlussrechnung berücksichtigt. Erstelle die Schlussrechnung bestenfalls direkt aus dem Angebot. So werden alle Positionen und Leistungsgruppen aus diesem in die Schlussrechnung übernommen.
Hier kannst Du noch einmal nachlesen, wie Du eine Rechnung aus einem Angebot erstellst.
Im Entwurf der aus dem Angebot erstellten Rechnung wählst Du zunächst unter "Rechnungsart" die Schlussrechnung. Bei Bedarf können hier weitere Leistungsgruppen und Positionen hinzugefügt werden. Alle zuvor gestellten Abschlagszahlungen werden als Minuspositionen am Ende der Schlussrechnung gelistet, sind jedoch nur in der PDF Vorschau sowie im abgeschlossenen Dokument sichtbar.
Mehrere Abschlags- und Schlussrechnungen in einem Projekt
Es sind mehrere Pakete von Abschlags- und Schlussrechnungen pro Projekt möglich, allerdings nur nacheinander. Es kann gleichzeitig nur eine Schlussrechnung im Entwurfsmodus bearbeitet werden. Um also eine weitere Schlussrechnung zu erstellen, muss die vorherige abgeschlossen sein.
Stornieren von Abschlags- und Schlussrechnungen
Möchtest Du Abschlags- und Schlussrechnungen stornieren, muss grundsätzlich zuerst die abgeschlossene Schlussrechnung storniert werden, bevor die darin enthaltenen Abschlagsrechnungen individuell storniert werden können.
Die Titel “Abschlagsrechnung” und “Schlussrechnung” sind nicht veränderbar. Es ist rechtlich vorgeschrieben, dass Abschlags- und Schlussrechnungen klar als solche betitelt werden.