Um einen Termin zu dokumentieren, öffne die OfficeOn App auf Deinem Smartphone.

In der Terminliste siehst Du alle geplanten und überfälligen Termine. Sollten Dir die Termine einmal nicht angezeigt werden, hilft ein manuelles Update. Wische dazu einfach mit dem Finger in der App nach unten, bis ein Ladesymbol erscheint.

Hier erfährst Du alles zum Aufbau und zu den übrigen Funktionen der mobilen App.

Wenn Du den richtigen Termin ausgewählt hast, kannst Du unter dem Reiter "Dokumentation" alle Arbeiten und Informationen festhalten, die im Rahmen des Termins festgehalten werden sollen. Dabei kann die Arbeitszeit erfasst werden. Es können ebenso Fotos und Leistungen hinzugefügt und ein Arbeitsbericht erstellt werden.

Hier kannst Du nachlesen, wie Du Arbeitszeit in der mobilen App erfassen kannst.

Innerhalb eines Termins kannst Du beliebig viele Fotos hinterlegen, die später im Arbeitsbericht in der Webversion angezeigt werden. Du kannst entweder bereits existierende Fotos in den Termin laden oder neue Fotos aufnehmen. Wähle dafür das Kamerasymbol aus.

Wenn Du Fotos zu diesem Termin hinzufügen möchtest, die Du im Vorfeld mit Deinem Smartphone aufgenommen hast, dann wähle das Foto-Symbol unten rechts aus. Anschließend kannst Du die Bilder auswählen, die Du in den Termin laden möchtest.
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Wenn Du ein Bild direkt aus der App aufnehmen möchtest, betätige den Auslöser mit dem Kamera-Symbol. Anschließend kannst Du dem Bild eine Beschreibung hinzufügen.
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Nun kannst du zusätzlich Markierungen auf dem Bild vornehmen. Wähle dazu das Stiftsymbol aus. Du kannst daraufhin zwischen mehreren Farben wählen und mit dem Finger auf dem Bild zeichnen. Durch Auswahl des kleinen Hakens schließt Du die Bearbeitung ab. Wenn Du die Markierungen verwerfen möchtest, wähle "x". Um das Bild zu löschen, wähle das Mülleimer-Symbol aus.

Bilder und Dokumente, die nicht im Arbeitsbericht erscheinen, aber trotzdem in die Webversion übertragen werden sollen, kannst Du über den Reiter "Projekt" hochladen. Diese sind dann in der Webversion im entsprechenden Projekt abgelegt.

Unter diesem Punkt kannst Du Leistungen hinzufügen oder bereits vorhandene Leistungen bearbeiten. Neue Leistungen fügst Du über das "+" hinzu. Du kannst sowohl "Arbeitszeit", "Material" als auch sonstige Leistungen über die entsprechenden Reiter auswählen. Anschließend gibst Du die Menge, Einheit und Bezeichnung der Leistungen ein.

Über "+ Hinzufügen" wird die Leistung im Termin hinterlegt. Dabei merkt sich die App alle Leistungen, die einmal eingegeben wurden, sodass Du diese in nachfolgenden Terminen wieder aufrufen kannst. Ausserdem hast Du Zugriff auf alle Katalogartikel aus der Webversion.
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Über "x" kannst Du die Eingabe jederzeit abbrechen. Die Leistungen können bis zum Abschluss des Termins jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden.

Unter den Leistungen kannst Du den Arbeitsbericht erstellen. Diesen kannst du in der OfficeOn App entweder eintippen oder über das Mikrofonsymbol auf der Tastatur Deines Smartphones einsprechen.

Durch Auswahl von "x" brichst Du die Eingabe ab. Wähle "speichern", um Deine Angaben festzuhalten. Auch der Bericht kann bis zum Abschluss des Termins jederzeit bearbeitet werden.

Nachdem der Termin dokumentiert wurde, kann der Bericht in der Webversion noch einmal nachbearbeitet werden.

Wichtig: Wurde bei Terminabschluss eine Unterschrift geleistet, so wird diese bei einer Änderung im Bericht automatisch entfernt.

Im Bereich "Bericht" kann immer nur ein Mitarbeiter dokumentieren und nicht parallel gearbeitet werden.

Wenn der Termin fertig dokumentiert wurde, kann dieser abgeschlossen werden. Wähle dazu die Option "Fertigstellen" aus.

Nun wirst Du aufgefordert, die Daten mit Deinem Ansprechpartner vor Ort noch einmal durchzugehen. Nach Zustimmung des Kunden kannst Du die Leistungen bestätigen, indem Du auf die grauen Kästchen tippst oder indem Du am Ende der Auflistung "alle Leistungen abhaken" auswählst.

Sobald alle Leistungen bestätigt wurden, klicke auf "Zur Unterschrift". Nun kann der Ansprechpartner vor Ort (oder je nach Arbeitsweise auch Du selbst) den Arbeitsbericht auf Deinem Smartphone unterschreiben und Du kannst den Termin über "Termin abschließen" fertigstellen. Wenn keine Unterschrift erforderlich ist, kannst Du den Termin auch ohne Unterschrift abschließen.

Schließe den Termin nach Erhalt der Unterschrift umgehend ab. Andernfalls ist es möglich, dass Informationen verloren gehen.

OfficeOn generiert nun einen Arbeitsbericht, der über die Webversion verfügbar ist. In der App findest Du den Termin anschließend unter dem Reiter "Dokumentiert".

Du kannst einen geplanten Termin auch über die Web-Version abschließen. Gehe dazu im geöffneten Termin oben rechts auf das Feld "Als dokumentiert markieren" oder auf die drei grauen Punkte in der Terminliste, im Projekt- oder im Kundenverlauf.

In diesem Fall entfällt die Unterschrift.

Sollten Dir nach dem Abschließen eines Termins Fehler auffallen, kannst Du diesen auch nachträglich bearbeiten. Gehe dazu in der Listenansicht aller Termine auf die drei Aktionspunkte neben dem entsprechenden Termin oder im geöffneten Termin auf "Aktionen" und wähle dann "Bearbeiten". Folgende Elemente kannst Du nun anpassen:

Nach der Bearbeitung werden der originale sowie der bearbeitete Arbeitsschein im rechten Bereich des geöffneten Termins gespeichert. Solltest Du den Termin mehrmals nachträglich bearbeiten, wird nur die aktuellste Version gespeichert.

Falls der originale Termin unterschrieben wurde, entfällt die Unterschrift nach der Bearbeitung.

Beide Versionen lassen sich wie gewohnt herunterladen, ausdrucken und per E-Mail versenden. Bei letzterer Option hast Du die Möglichkeit, nur den bearbeiteten Arbeitsschein sowie beide Versionen anzuhängen.