Die Zeiterfassung in OfficeOn kann von jedem Mitarbeitenden direkt über die mobile App erfolgen. Hier können sie alle Arbeitszeiten und Abwesenheiten eintragen und die Arbeitszeiten spezifischen Terminen zuordnen.

Büronutzer können über die Webversion ebenfalls Arbeitszeiten und Abwesenheiten für alle Mitarbeitenden eintragen sowie bestehende Einträge bearbeiten. Außerdem können diese über das Mitarbeiterprofil in der Webversion die Soll-Arbeitszeiten für alle Mitarbeitenden hinterlegen und die gesammelten Arbeitszeiten über den Datenexport exportieren. Dabei sind alle Änderungen nachvollziehbar.

Alle Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten in der mobilen App erfassen. Dazu gibt es unten neben den Terminen einen separaten Tab ("Zeiterfassung"). Wenn Du diesen auswählst, kannst Du entweder zum Arbeitsbeginn die Stoppuhr starten oder direkt Arbeitszeiten oder Abwesenheiten eintragen.

Sobald Du die Stoppuhr startest, beginnt die App, die Arbeitszeit zu erfassen. Auch Pausen können so erfasst werden. Wenn Du auf das Pausensymbol ( ⏸ ) klickst, wird die Dauer der Pause aufgezeichnet, bis Du wieder mit der Arbeit fortfährst ( ▶️ ).

Um die Zeiterfassung zu beenden, klickst Du auf das Stoppsymbol ( ⏹ ). Der Eintrag erscheint nach Beendigung automatisch in der Gesamtübersicht, mit der die Mitarbeitenden Ihre tägliche Arbeitszeit im Blick behalten können.

Die Zeiteinträge werden um Mitternacht automatisch gestoppt. Falls Du z.B. einen Notfall-Dienst über Nacht hast, kannst Du einen neuen Zeiteintrag für den nächsten Tag starten.

Alternativ kannst Du die Zeiten auch unter Arbeitszeit eintragen, direkt hinterlegen, eine Beschreibung hinzufügen und die Arbeitszeit mit einem Termin verknüpfen. Dann ist in der Webversion später ersichtlich, wie viel Arbeitszeit für einen Termin bzw. ein Projekt erbracht wurde.

Öffne die mobile App und gehe zum Bereich Zeiterfassung. Hier kannst Du Deine Stunden der aktuellen Woche sowie der letzten und kommenden Woche einsehen.

Die Stundenbilanz wird ebenfalls angezeigt, damit Du jederzeit den Überblick behältst.

In der mobilen Gesamtübersicht kannst Du alle Einträge einsehen, bearbeiten oder löschen. Dabei hast Du die Möglichkeit, Datum, Start- und Endzeit sowie Pausendauer zu ändern und eine Beschreibung hinzuzufügen (z. B. Anfahrt, Art der Aktivität oder wichtige Informationen für das Büro). Zusätzlich kannst Du den Zeiteintrag einem Termin zuordnen. In der Übersicht siehst Du außerdem die Summe Deiner geleisteten Arbeitsstunden und erhältst so einen schnellen Überblick über Deine Über- und Minusstunden.

Du kannst auch nachträglich, bereits erfasste Zeiten bearbeiten. Beachte aber, dass diese Änderungen dokumentiert und in der Webversion sowohl ersichtlich sind, als auch im Export der Zeiten festgehalten werden.

Jeden Tag kannst Du beliebig viele Zeiteinträge erfassen und diese Termine zuordnen. Du kannst auch mehrere Einträge einem Termin zuzuordnen.

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, die Zeiterfassung direkt aus dem Termin zu starten, damit Du genau siehst, wie lange die eigentliche Arbeitszeit bei einem bestimmten Termin war.

Gehe dazu in einen Termin und klicke auf das Stoppuhrsymbol. Im Anschluss kannst Du die Stoppuhr direkt starten oder die Arbeitszeiten händisch eintragen.

Zeiteinträge erscheinen nicht automatisch auf dem Arbeitsschein. Du kannst jedoch die erfasste Zeit der Stoppuhr aus der App direkt in die Leistungen übernehmen.

In den Leistungen unter dem Reiter "Arbeitszeit" erscheint nun die zuvor im Termin erfasste Zeit als Vorschlag. Du kannst diese direkt mit einem Klick übernehmen und nach Wunsch anpassen und betiteln.

Auch Abwesenheiten können direkt über die Zeiterfassung eingetragen werden. Dafür wählst Du Abwesenheit eintragen aus. Danach kannst Du einen Abwesenheitsgrund auswählen (Urlaub, Feiertag, Schule, Krankheit, Sonstige Abwesenheit), das Datum festlegen, die Zeit der Abwesenheit eintragen und den Eintrag speichern. Dieser erscheint auch sofort in der Webversion und wird in Deiner Zeitbilanz berücksichtigt.

Bei mehrtägigen Abwesenheiten werden die Gesamtstunden auf Basis des persönlichen Arbeitsplans berechnet und zur Bilanz hinzugefügt. Der Arbeitsplan muss über die Webversion im Mitarbeiterprofil hinterlegt werden.

In der Webversion von OfficeOn können Büronutzer Arbeitszeiten und Abwesenheiten für alle Mitarbeitenden verwalten. Dabei lassen sich Arbeitszeiten für einen bestimmten Zeitraum anzeigen und bearbeiten. Zudem können Arbeitszeiten und Abwesenheiten nach Zeitraum, Mitarbeitenden oder Projekten gefiltert und sortiert werden. Alle erfassten Arbeitszeiten können als CSV oder Excel-Datei exportiert werden.

In den jeweiligen Mitarbeiterprofilen können durch den Inhaber die individuelle Soll-Arbeitszeiten (vertragliche Arbeitszeit) festgelegt werden. Diese dienen als Grundlage für die Berechnung von Über- oder Minusstunden. Dazu rufst Du den jeweiligen Mitarbeiter über den Mitarbeiterbereich auf. Stelle sicher, dass die Verwendung der Soll-Arbeitszeiten über den Schieberegler aktiviert ist. Dann kannst Du über Setzen eines Häkchens festlegen, welches die regulären Arbeitstage des Mitarbeiters sind. Für diese legst Du dann die regulären Arbeitszeiten fest und bestimmst die Pausendauer.

Alle Büronutzer können Zeiteinträge und Abwesenheiten für alle Mitarbeiter über die Webversion erstellen und bearbeiten. Du findest eine Auflistung aller von den Mitarbeitenden erfassten Einträge unter dem Reiter "Zeiteinträge". Du kannst einen Zeitraum, Mitarbeitende und/oder Projekte auswählen sowie nach Namen und Datum sortieren. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit, Abwesenheiten anzuzeigen oder auszublenden.

Abwesenheiten aller Mitarbeitenden können in der Webversion eingesehen und bearbeitet werden. In der Listenansicht sind alle Abwesenheiten mit Datum und Grund einsehbar. Sie werden auch im Kalender angezeigt. Falls einem abwesenden Mitarbeitenden ein Termin zugewiesen wird, erscheint eine Konfliktwarnung.

Wichtig: Alle über die Webversion vorgenommenen Änderungen an bestehenden Zeiteinträgen sind für den jeweiligen Mitarbeiter über die App ersichtlich und werden auch im Arbeitszeitexport angezeigt.

Die Bilanz der erwarteten und tatsächlichen Arbeitszeit für einen frei wählbaren Zeitraum ist auf der Seite der Zeitkonten ersichtlich. Die Über- bzw. Minusstunden werden anhand der Vorgaben aus dem Mitarbeiterprofil berechnet. Alle Einträge aus dem Reiter Zeitkonto kannst Du auch im xlsx- oder .csv-Format exportieren.

In den Terminen siehst Du auf den ersten Blick, welche Positionen aus der Zeiterfassung übernommen wurden. Diese erscheinen auch auf dem Arbeitsschein und werden für Rechnungen, die aus dem Termin erstellt werden, automatisch übernommen.

Wie oben beschrieben, kannst Du alle Aufstellungen aus den Reitern Zeiteinträge und Zeitkonto entsprechend Deiner Filtereinstellungen als Excel oder .csv Datei exportieren. Darüber hinaus kannst Du über den Reiter Datenexport eine Aufstellung aller Zeiteinträge, inklusive aller Änderungen, über einen bestimmten Zeitraum erhalten.