Es gibt drei Rollen, die ein OfficeOn Nutzer haben kann. Der Firmeninhaber enthält von uns automatisch auch in OfficeOn die Inhaber Rolle. Dieser kann dann Handwerker und Büromitarbeiter hinzufügen.
Handwerker
Mitarbeiter mit der Handwerkerrolle haben nur den Zugang zur mobilen App und keinen Zugriff auf die Webversion von OfficeOn.
In der mobilen App können sie Termine erstellen und dokumentieren sowie über die Zeiterfassung Arbeitszeiten eintragen und bearbeiten.
Handwerker haben die Möglichkeit, bei Terminerstellung auf den Kundenstamm zuzugreifen. Die Berechtigung hierfür kann vom Inhaber jederzeit im Mitarbeiterbereich angepasst werden. Dazu klicke bitte auf die drei Punkte hinter dem jeweiligen Handwerker und klicke auf Bearbeiten. Nun kann der Schieberegler die Berechtigung ein- bzw. ausschalten.
Beim Eintragen von Leistungen in Terminen haben die Handwerker Zugriff auf alle Leistungen aus dem Katalog.
Wenn ein Termin zu einem Projekt gehört, haben die Handwerker Zugriff auf die Details zu diesem Projekt, sowie alle hochgeladenen Dokumente, nicht aber auf Angebote, Rechnungen und andere Termine in diesem Projekt.
Büromitarbeiter
Alle Büromitarbeiter haben Zugriff auf die mobile App und damit auf alle Funktionen, die auch den Handwerkern zur Verfügung stehen. Zusätzlich haben Büromitarbeiter Zugriff auf die Webversion von OfficeOn. Sie können Angebote und Rechnungen erstellen und bearbeiten, Termine für alle übrigen Mitarbeiter erstellen. Sie haben Zugriff auf alle Projekte und Kunden und können auch hier Änderungen vornehmen. Für jedes in einem Projekt hochgeladene Dokument kann in der Webversion entschieden werden, ob dieses auch für die Handwerker sichtbar sein soll. Außerdem können Büromitarbeiter auch die Arbeitszeiteinträge aller Mitarbeiter bearbeiten. Auch Anpassungen im Einstellungsbereich können von Büromitarbeitern vorgenommen werden.
Darüber hinaus können Sie die Kalender aller Mitarbeitenden exportieren sowie Zugangsdaten erneut versenden und Ihre eigenen Nutzerprofile bearbeiten.
Inhaber
Die Inhaberrolle beinhaltet die gleichen Funktionen, wie die der Büromitarbeiter. Darüber hinaus kann der Inhaber:
Neue Mitarbeiter hinzufügen, sperren und löschen
Änderungen an bestehenden Mitarbeiterprofilen vornehmen
Büromitarbeitern Zugriff auf das Dashboard gewähren bzw. entziehen
den Kundenstamm exportieren
Handwerkern die Berechtigung erteilen, in der App auf den Kundenstamm zuzugreifen.
Sowohl Büromitarbeiter als auch Inhaber haben zudem über das Aktivitätenprotokoll die Möglichkeit, die Aktionen aller Mitarbeiter nachzuverfolgen.
Rollenwechsel
Wurde ein Mitarbeiter einmal in OfficeOn angelegt, kann die Rolle nicht mehr durch den Inhaber geändert werden. Wenn Du die Rolle eines Deiner Mitarbeiter ändern möchtest, kontaktiere uns einfach über den Chat!
Mitarbeiter entfernen
Mit der Inhaberrolle kannst Du einen Nutzer über die drei grauen Punkte im Mitarbeiterbereich sperren oder löschen.
Wenn Du einen Mitarbeiter sperrst, bleibt die Zuordnung aller Dokumente, die der Mitarbeiter erstellt hat, bestehen. Der betreffende Mitarbeiter kann sich jedoch nicht mehr in OfficeOn anmelden.
Wenn Du einen Mitarbeiter löschst, werden alle personenbezogenen Daten des Mitarbeiters datenschutzkonform gelöscht. Alle mit dem Mitarbeiter verbundenen Dokumente bleiben aber natürlich erhalten. Nur statt des Namens wird Dir "deaktivierter Nutzer" angezeigt. Nur auf fertiggestellten Arbeitsberichten ist der Name weiterhin zu sehen.
Wichtig: Das Sperren oder Löschen eines Zugangs führt nicht automatisch zur Kündigung der Lizenz. In Deiner Abonnementverwaltung kannst Du alle Lizenzen einsehen und verwalten.