Warum Debitoren- und Kreditorennummern?
In der Buchhaltung wird klar zwischen Kunden und Lieferanten unterschieden:
Debitor (Kunde): Jemand, der Dir Geld schuldet (Forderungen). In DATEV liegen die Nummern typischerweise im Bereich 10000–69999.
Kreditor (Lieferant): Jemand, dem Du Geld schuldest (Verbindlichkeiten). Nummern typischerweise 70000–99999.
Dein Steuerberater ordnet damit Geschäftsvorfälle korrekt zu. Damit der DATEV-Export aus OfficeOn reibungslos funktioniert, sollten die Nummern in OfficeOn mit den Nummern in DATEV übereinstimmen. OfficeOn unterstützt Dich dabei mit einer automatischen Nummernvergabe.
Einrichtung: Automatische Nummernvergabe aktivieren
Öffne Einstellungen → Angebote & Rechnungen und scrolle zum Bereich „Debitoren- und Kreditorennummern“.
Aktiviere den Schalter Automatische Vergabe.
Wähle im Modal eine der folgenden Optionen:
Option 1 (empfohlen): Aus DATEV importieren
Option 2: Neu zuweisen (Auto‑Assign)
Option 1: Aus DATEV importieren (empfohlen)
Nutze diese Option, wenn Du bereits mit DATEV arbeitest und Dein Steuerberater Debitoren‑/Kreditorennummern pflegt.
Liste beim Steuerberater anfordern
Bitte Deinen Steuerberater um zwei Auszüge (Kunden und Lieferanten). Überführe beide Auszüge in eine CSV-Datei mit folgenden Spalten:
Pflichtspalten
KontoAdressattyp(z. B. Unternehmen oder natürl. Person)Name(bei Adressattyp Unternehmen)Name(bei Adressattyp natürl. Person)Vorname(bei Adressattyp natürl. Person)Postleitzahl
Optionale Spalten
E-Mail
Tipp: Halte die Spaltenüberschriften exakt wie oben angegeben, damit die Prüfung erfolgreich ist.
CSV-Datei hochladen
Klicke im Modal auf „Datei hochladen“ und wähle Deine CSV.
Prüfung der Datei
Nach dem Upload prüft OfficeOn die Struktur und Inhalte. Der Button „Aktivieren“ bleibt bis zum erfolgreichen Check deaktiviert.
Upload erfolgreich
Du siehst Dateiname und eine Zusammenfassung, z. B.:
„enthält X Debitorennummern und Y Kreditorennummern“
Zusätzlich erscheint der Hinweis:
„Die erkannten Nummern werden Deinen Kunden und Lieferanten zugewiesen. Neue Kunden oder Lieferanten erhalten eine eigene, sich nicht wiederholende Debitoren- oder Kreditorennummer.“
Aktivieren
Klicke auf „Aktivieren“, um die Zuweisung zu starten.
Erfolgsmeldung
Nach Abschluss erhältst Du eine Bestätigung, z. B.:
„{X} von {Y} Debitorennummern und {X} von {Y} Kreditorennummern erfolgreich zugewiesen“.Option 2: Neu zuweisen (Auto‑Assign)
Wähle diese Option nur, wenn Du komplett neu mit DATEV startest und bisher noch keine Exporte an den Steuerberater gesendet hast.
Beschreibung: „Nummern werden Kunden und Lieferanten neu zugewiesen“.
Wichtige Warnung: „Diese Option ist nur zu empfehlen, wenn Du bisher noch nie einen DATEV‑Export an Deinen Steuerberater geschickt hast. Andernfalls kann es zu duplizierten Einträgen in DATEV kommen.“
Aktivieren: Bestätige mit „Aktivieren“. OfficeOn weist allen bestehenden Kunden und Lieferanten neue, fortlaufende Nummern zu.
Erfolgsmeldung: „Die Erstellung der Debitoren- oder Kreditorennummer war erfolgreich.“
Verwaltung nach der Einrichtung
Automatische Zuweisung:
Jeder neue Kunde oder Lieferant erhält automatisch die nächste freie Debitoren‑ oder Kreditorennummer im vorgesehenen Bereich.
Manuelle Kontrolle & Korrektur:
Öffne die Detailseite eines Kunden oder Lieferanten. Dort findest Du ein neues, bearbeitbares Feld (z. B. „DATEV Debitorennummer“ oder „DATEV Kreditorennummer“):
Du siehst die automatisch vergebene Nummer.
Du kannst die Nummer manuell ändern oder eintragen (z. B. wenn der Steuerberater eine konkrete Nummer vorgibt).
OfficeOn prüft dabei, ob die Eingabe gültig ist (u. a. Zahlenbereich und Eindeutigkeit).
Fehlerbehebung
Wenn beim Aktivieren oder CSV‑Upload etwas schiefläuft, können folgende Meldungen erscheinen:
„Der Import ist fehlgeschlagen, da die hochgeladene Datei Debitoren- und Kreditorennummern enthält, die nicht in dem vorgesehen Zahlenkreis von 10000‑69999 oder 70000‑99999 aufgeführt sind.“
Bedeutung: Die Datei enthält Nummern außerhalb der Standardbereiche oder falsch zugeordnete Nummern.
Lösung: Datei korrigieren bzw. korrigierte Liste beim Steuerberater anfordern.„Der Import ist fehlgeschlagen, da die hochgeladene Datei keine validen PLZ enthält.“
Bedeutung: Die SpaltePostleitzahlfehlt oder ist fehlerhaft.
Lösung: PLZ‑Spalte ergänzen und korrekt befüllen.„Der Import ist fehlgeschlagen, da die hochgeladene Datei keine Spalte mit der Bezeichnung „Name“ enthält.“
Bedeutung: Die SpalteNamefehlt.
Lösung: SpalteNamemit exakt dieser Überschrift ergänzen.„Die hochgeladene Datei kann nicht verwendet werden, da sie Duplikate enthält. Bitte stelle sicher, dass die Liste keine Duplikate enthält, und lade sie erneut hoch.“
Bedeutung: Es gibt doppelt vergebene Debitoren‑/Kreditorennummern.
Lösung: Duplikate entfernen und erneut hochladen.„Der Export ist fehlgeschlagen, weil beim Verarbeiten der Datei ein Fehler aufgetreten ist. Bitte überprüfe die Datei und versuche es erneut.“
Bedeutung: Allgemeiner Verarbeitungsfehler (Datei evtl. beschädigt oder kein gültiges CSV).
Lösung: Datei prüfen bzw. erneut vom Steuerberater anfordern.„Die Zuweisung der Debitoren- oder Kreditorennummer ist fehlgeschlagen. Bitte versuche es noch einmal.“
Bedeutung: Interner Fehler beim finalen Aktivierungsschritt (gilt für beide Methoden).
Lösung: „Abbrechen“ wählen und den Vorgang neu starten.
Häufige Fragen (FAQ)
Ab welchem Bereich vergibt OfficeOn neue Nummern?
OfficeOn nutzt die üblichen DATEV‑Nummernkreise (10000–69999 für Debitoren, 70000–99999 für Kreditoren) und vergibt die nächste freie, eindeutige Nummer.
Kann ich die automatisch vergebene Nummer später ändern?
Ja. Auf der Detailseite des Kunden/Lieferanten kannst Du die Nummer manuell anpassen. OfficeOn prüft dabei die Gültigkeit.
Was passiert mit neuen Kunden/Lieferanten nach Aktivierung?
Sie erhalten automatisch eine eindeutige Debitoren‑/Kreditorennummer.
Was, wenn mein Steuerberater abweichende Nummernkreise nutzt?
Stimme Dich vorab mit dem Steuerberater ab und nutze Option 1 (Import), damit OfficeOn exakt die in DATEV geführten Nummern übernimmt.